1. INTRODUCCIÓN

Pagos GDE S.A., mediante la implementación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, pretendemos garantizar la confianza, seguridad y calidad en el uso de los datos personales, al igual que la consulta, reporte y actualización ante Centrales de Información y Riesgo; así como, el mantenimiento del estado de las relaciones contractuales. Lo anterior, en cumplimiento de las obligaciones pactadas y los requerimientos constitucionales y legales en materia del tratamiento de datos personales.,

2. OBJETIVO

Garantizar desde Pagos GDE S.A, el manejo adecuado de los datos personales suministrados por clientes y usuarios, con el fin de permitir a los titulares de la información ejercer el derecho de Hábeas Data en cumplimiento de las definiciones constituciones del articulo 15 de la Constitución Política de Colombia; así como, de lo estipulado en la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

3. ALCANCE

La Política de Tratamientos de Datos Personales Pagos GDE S.A. da cumplimiento a la normativa vigente referente a la protección de datos personales y en especial a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen.

Esta política involucra a la Entidad, Directivos, administrativos, colaboradores, proveedores, aliados estratégicos, clientes y demás terceros que tienen algún vínculo con Pagos GDE S.A., bien sea legal, comercial o convencional.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Pagos GDE S.A., es una Sociedad Especializada en Depósitos y Pagos Electrónicos (SEDPE), constituida bajo los lineamientos establecidos por la Ley 1735 de 2014 y demás normatividad que la regula, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. NIT 901.077.411-3 y vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. En adelante, Pagos GDE S.A será responsable por el adecuado tratamiento de datos personales de los titulares de la información de clientes, usuarios y prospectos, que eventualmente hagan uso, o en su defecto, usen nuestros productos y servicios puestos a su disposición.

5. DEFINICIONES

1.   Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

2.   Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.

3.   Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables y que pueda clasificarse como dato sensible, público, privado o semiprivado.

4.   Dato Público: Es el dato calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

5.   Dato Privado: Son los datos que por su naturaleza íntima o reservada, sólo son relevantes para el titular. Por ejemplo, una fotografía o un correo electrónico personal son datos privados. Estos pueden ser sensibles o no sensibles.

6.   Dato Semiprivado: Son aquellos datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o servicios.

7.   Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

8.   Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

9.   Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

10.       Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

11.       Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

12.       Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

13.       Transmisión: La transmisión de datos ocurre cuando concurren dos partes en la cual el encargado realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

6. PRINCIPIOS

1.     Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

2.     Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

3.     Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

4.     Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

5.     Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

6.     Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

7.     Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

8.     Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

7. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES DE PAGOS GDE

En las bases de datos de Pagos GDE S.A. se almacenará información general del titular, tal como: nombre completo, numero y tipo de identificación, fecha de expedición del documento de identificación, fecha de nacimiento, genero y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil), datos de ubicación, adicional a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, Pagos GDE S.A. podrá tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos.

En las bases de datos de empleados y contratistas se incluirá información adicional sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos, datos de salud, datos de menores de edad).

Además, se podrá recolectar, almacenar y usar datos sensibles con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

8. TRATAMIENTO

La información que consta en las bases de datos de Pagos GDE S.A. serán sometidas a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.

Los datos personales incluyendo datos de carácter sensible podrán ser transmitidos, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente, o transferidos a terceros ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

En este sentido, PAGOS GDE S.A. tendrá la facultad para:

1.     Efectuar la transferencia de datos a nivel internacional, de conformidad a lo preceptuado en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

2.     Realizar la transmisión de datos a nivel internacional siempre que (i) obtenga el consentimiento del Titular en este sentido o (ii) cuando exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de transmisión de datos.

En cumplimiento de los deberes legales, Pagos GDE S.A. podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas y así mismo, velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

9. FINALIDADES

La información recolectada por Pagos GDE S.A., tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto social, dando cumplimiento a los deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. La información relacionada con los Clientes se almacenará con el fin de dar cumplimiento a las actividades que propendan a la protección del Consumidor Financiero, particularmente las relacionadas con la interposición de Peticiones, Quejas, Reclamos (PQR).

Los datos personales que Pagos GDE S.A. solicitará a sus clientes para la creación de depósitos de dinero, serán utilizados única y exclusivamente para los siguientes fines:

1.     Administración y atención del depósito por parte de Pagos GDE S.A., lo cual incluye el Envío de notificaciones vía SMS, mensajes PUSH, contacto por whatsapp, , por la APP o cualquier mecanismo de divulgación o medio de comunicación electrónica equivalente, sobre el uso de mi Powwi, información comercial, legal o de seguridad y la realización de transacciones en los canales dispuestos por Pagos GDE S.A. para el manejo de tu dinero.

2.     Realizar cambios de clave.

3.     Enviar promociones, información comercial y comunicaciones de ofrecimiento de los productos y servicios propios de Pagos GDE S.A, previo consentimiento aceptado por el titular de los datos.

4.     Compartir datos con terceros o proveedores estrictamente para garantizar la operación del depósito.

5.     Medir niveles de satisfacción, realizar encuestas y ejecutar campañas de fidelización.

6.     Realizar análisis de riesgos, estadísticos, de control y supervisión.

7.     Realizar las actividades necesarias para confirmar, verificar y actualizar los datos que has suministrado.

8.     Consultar y actualizar información con entidades que administren bases de datos requeridos por el sector financiero.

10. DERECHOS DEL TITULAR

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, el titular de la información podrá:

1.     Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a Pagos GDE S.A. o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2.     Solicitar prueba de la autorización otorgada a Pagos GDE S.A., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

3.     Ser informado por Pagos GDE S.A. o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4.     Presentar directamente ante Pagos GDE S.A. o ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5.     Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá en algunos de los siguientes casos:

5.1 Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que Pagos GDE S.A. o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

5.2 Cuando el titular de los datos determine hacer uso del derecho que tiene como consumidor financiero a solicitar la revocatoria y/o supresión del dato personal, sin necesidad de pronunciamiento por parte de la Superintendencia de Industria Comercio. Para tal efecto, en calidad de titular de los datos, podrá elevar solicitud a Pagos GDE S.A. mediante la radicación de una petición por alguno de los canales de atención institucionales establecidos, de conformidad con el procedimiento establecido en el numeral 11.3 del presente documento.

5.3 No obstante lo anterior, acorde con lo consagrado en el Decreto 1377 de 2013, específicamente en el artículo 9°, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la entidad.

6.     Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7.     Radicar solicitudes a Pagos GDE S.A. para conocer los terceros y aliados estratégicos con los cuales se comparte su información como titular de un depósito de dinero. Lo anterior, atendiendo las indicaciones del numeral 11.3 del presente documento.

8.     Aceptar o no el compartir sus datos personales con terceros aliados estratégicos o terceros, con la finalidad de ofrecer sus productos y/o servicios, mediante “check” individual que figura en el trámite de vinculación por parte del titular de datos.

Y en general todos aquellos aplicables y contemplados por las leyes que regulan la materia.

11. PROHIBICIONES AL TITULAR

El titular de la información no podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en la base de datos del Responsable.

11.1. OBLIGACIONES DE PAGOS GDE S.A.

Pagos GDE S.A. se obliga para con el titular de los datos personales a:

1.     Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

2.     Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

3.     Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.     Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

5.     Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

6.     Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

7.     Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

8.     Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

9.     Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012 y en la presente política.

10.  Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

11.  Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

12.  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

13.  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

14.  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.2. CONTACTO

En aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Pagos GDE S.A. designa como responsable de conocer las peticiones, quejas o reclamos relacionados con el manejo de datos personales al Profesional de Sistemas de Atención al Consumidor Financiero (SAC), quien conocerá de los requerimientos a través del correo electrónico: escribenos@powwi.co, teléfono fijo: (601) 4030555 o página web www.powwi.co

11.3. PROCEDIMIENTO

Toda solicitud de consulta, corrección, información de aliados estrategicos o terceros con los que se Pagos GDE comparta datos personales, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o deberán ser enviadas al correo y serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.4. PRESENTACIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS

Las consultas, quejas y reclamos presentados deberán contener, al menos, la siguiente información: (i) Número de identificación del Titular; (ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) Dirección física o electrónica del titular; (iv) Documentación que se quiera presentar como prueba.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento.

11.5. VIGENCIAS

La presente Política fue aprobada por la Junta Directiva en sesión ordinaria celebrada el 31 de agosto de 2022 Acta 90.

Versión aprobada por la Junta Directiva en sesión ordinaria celebrada el 31 de agosto de 2022 Acta 90.

12. HISTORIAL