Política de Tratamiento de Datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PAGOS GDE S.A.

 

1. INTRODUCCIÓN

Pagos GDE S.A., a través de la implementación de la política de tratamiento de datos personales garantiza la confianza, seguridad y calidad en el uso de la información, así como la consulta, reporte y actualización ante los operadores de información y riesgo; actualización del estado de las relaciones contractuales, da cumplimiento a las obligaciones pactadas, previene el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, entre otras.

 

2. OBJETIVO:

Describir los mecanismos por medio de los cuales Pagos GDE S.A. garantizará un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares de la información ejercer el derecho de Hábeas Data.

 

3. ALCANCE

La Política de Tratamientos de Datos Personales Pagos GDE S.A. da cumplimiento a la normativa vigente referente a la protección de datos personales y en especial a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen. Esta política involucra a la Entidad, Directivos, administrativos, colaboradores, proveedores, aliados estratégicos, temporales, clientes y demás terceros que tienen vínculo, sea legal, comercial o convencional con la Entidad.

 

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Pagos GDE S.A., es una Sociedad Especializada en Depósitos y Pagos Electrónicos (SEDPE), constituida bajo los lineamientos establecidos por la Ley 1735 de 2014 y demás normatividad que la regula, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. en la carrera 26 # 61d – 30, con NIT 901.077.411-3 y vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, quien en adelante será la responsable del adecuado tratamiento de datos personales de los titulares de la información.

 

5. DEFINICIONES:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

6. PRINCIPIOS:

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución yLey, la cual debe ser informada al Titular;

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan denaturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido,Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas enpresente ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanasadministrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

7. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES DE PAGOS GDE

En las bases de datos de Pagos GDE S.A. se almacenará información general del titular, tal como: nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil), datos de ubicación, adicional a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, Pagos GDE S.A. podrá tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos.

En las bases de datos de empleados y contratistas se incluirá información adicional sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos, datos de salud, datos de menores de edad).

Además, se podrá recolectar, almacenar y usar datos sensibles con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

 

8. TRATAMIENTO

  • La información que consta en las bases de datos de Pagos GDE S.A. serán sometidas a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.
  • Los datos personales incluyendo datos de carácter sensible podrán ser transmitidos, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente, o transferidos a terceros ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

En este sentido, PAGOS GDE S.A. tendrá la facultad para:

    1. Efectuar la transferencia de datos a nivel internacional, de conformidad a lo preceptuado en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
    2. Realizar la transmisión de datos a nivel internacional siempre que (i) obtenga el consentimiento del Titular en este sentido o (ii) cuando exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de transmisión de datos.

 

  • En cumplimiento de los deberes legales, Pagos GDE S.A. podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas y así mismo, velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

 

9. FINALIDADES

La información recolectada por Pagos GDE S.A., tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto social, dando cumplimiento a los deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. La información relacionada con los Clientes se almacenará con el fin de dar cumplimiento a las actividades que propendan a la protección del Consumidor Financiero, particularmente las relacionadas con la interposición de Peticiones, Quejas, Reclamos (PQR).

Los datos personales que Pagos GDE S.A. solicitará a sus clientes para la creación de depósitos de dinero l, serán utilizados única y exclusivamente para los siguientes fines:

  1. Administración y atención del depósito por parte de Pagos GDE S.A., lo cual incluye el Envío de notificaciones vía SMS, por la APP o cualquier mecanismo de divulgación, sobre el uso de mi Powwi, información comercial, legal o de seguridad y la realización de transacciones en los canales dispuestos por Pagos GDE S.A. para el manejo de tu dinero.
  2. Realizar cambios de clave.
  3. Enviarte promociones, información comercial y comunicaciones de ofrecimiento de los productos y servicios propios de Pagos GDE S.A.
  4. Compartir tus datos con terceros o proveedores estrictamente para garantizar la operación del depósito.
  5. Medir tus niveles de satisfacción, realizar encuestas y ejecutar campañas de fidelización.
  6. Realizar análisis de riesgos, estadísticos, de control y supervisión.
  7. Realizar las actividades necesarias para confirmar, verificar y actualizar los datos que has suministrado.
  8. Consultar y actualizar tu información con entidades que administren bases de datos requeridos por el sector financiero.
  9. Opcionalmente, y si así lo decides marcando el check correspondiente, compartir tus datos con aliados estratégicos o terceros para que te ofrezcan servicios y productos.

 

10. DERECHOS DEL TITULAR

  • De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, el titular de la información podrá:
  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Pagos GDE S.A. o a los
    Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos,
    incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
    expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Pagos GDE S.A., salvo cuando
    expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo
    previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por Pagos GDE S.A. o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
    dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
    complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
    respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
    supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
    determinado que Pagos GDE S.A. o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la
    ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

11. PROHIBICIONES AL TITULAR

El titular de la información no podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en la base de datos del Responsable.

 

12. OBLIGACIONES DE PAGOS GDE S.A.

Pagos GDE S.A. se obliga para con el titular de los datos personales a:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas
    Data.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
    adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta,actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,
    todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar
    las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
    actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
  • Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté
    previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  • Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y
    privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012 y en la presente política.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
    cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y
    reclamos.
  • Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por
    parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámiterespectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
    códigos de seguridad y existan.
  • riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

13. CONTACTO

En aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Pagos GDE S.A. designa como responsable de conocer las peticiones, quejas o reclamos relacionados con el manejo de datos personales al Profesional de Sistemas de Atención al Consumidor Financiero (SAC), quien conocerá de los requerimientos a través del correo electrónico: escribenos@powwi.co, teléfono fijo: 443 2930 o página web www.powwi.co y www.pagosgde.com.

 

14. PROCEDIMIENTO

Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o deberán ser enviadas al correo y serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

15. PRESENTACIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS.

Las consultas, quejas y reclamos presentados deberán contener, al menos, la siguiente información: (i) Número de identificación del Titular; (ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) Dirección física o electrónica del titular; (iv) Documentación que se quiera presentar como prueba.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento.

 

16. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Esta versión 2 de la política entra en vigencia el 30 de Julio de 2020.